воскресенье, 6 ноября 2011 г.

Обучение процессам (продолжение)

Начало (часть 1 и 2) здесь..
designe_process Осеннее солнышко желанно, радости от него больше чем тепла. Долгими осенними вечерами собрал продолжение своего ликбеза по описанию бизнес-процессов. После освоения «частей 3 и 4» пользователь сможет приступить к описанию своего бизнес-процесса, процедуры или регламента с помощью простого авторского средства - TUTO active process, чтобы вставить эту работу в свой электронный курс.

Часть_3. Общий алгоритм описания бизнес-процесса складывается из нескольких следующих этапов.
Этап_1. Составление обобщенной схемы процесса.На такой схеме приводится весь процесс в виде одного блока (функции) и обозначаются границы и внешние интерфейсы в виде событий. Такая схема позволяет получить общее представление о процессе. В совокупности такие обобщенные процессы складываются в цепочку, начиная с поставщиков и заканчивая клиентами организации.
Этап_2. Шаг декомпозиции - определение функций / операций процесса. На данном шаге детализируется обобщенная схема. Необходимо сначала определить все действия, происходящие в процессе. Выделяя функции, необходимо стараться соблюдать однородность описания. Ориентироваться можно на объекты, над которыми производится работа.
Этап_3.Составление событийно-функциональной цепи.
3.1. Необходимо расставить функции в последовательности их исполнения. При составлении событийно-функциональных цепей необходимо задавать следующие вопросы для каждой функции (операции) процесса:
1. Какое действие выполняется?
2. Возможны ли другие варианты продолжения процесса?
3. Какая операция следующая?
4. Что может помешать течению процесса, и к чему это приведет?
3.2. Добавление событий, поясняющие причины начала или окончания операции. Добавление событий позволяет определить ветвления процесса, описать возможные повторения (циклы). На данном этапе стоит задавать следующие вопросы:
1. Что приводит к началу выполнения данной операции?
2. Может ли данная операция начаться по другой причине?
3. Что выполняется после данной операции?
4. Какие еще могут возникнуть варианты продолжения процесса в зависимости от результата выполнения операции?
При ответах на подобные вопросы, как правило, выявляются операции, которые не были замечены при первом взгляде на процесс. Здесь важно учесть все варианты течения процесса, которые могут повлиять на достижение цели. 
Этап_4. Детализация бизнес-процесса. Если создаваемая схема процесса становится слишком большой, неудобной в обращении и начинает плохо восприниматься, - значит необходимо разбить схему процесса на общую схему и схемы подпроцессов.
Этап_5. Определение исполнителей процесса и добавление их к схеме.
Основные вопросы, по которым можно определить исполнителей:
1. Кто выполняет данную операцию?
2. Кто принимает решения?
3. Кто участвует в согласовании /утверждении результатов?
4. Кто должен быть информирован о выполнении / невыполнении?
5. К кому обращаются за консультацией в случае возникновения непредвиденных ситуаций?
Всех участников необходимо обозначить на схеме, определив тип участия в названии связи на диаграмме
Этап_6. Определить документы и ресурсы, используемые в процессе и отобразить их на схеме. Для определения документов и ресурсов следует задавать следующие вопросы:
1. Какие ресурсы необходимы для выполнения данной функции?
2. Какие документы требуются для выполнения?
3. В какие документы вносятся изменения в процессе выполнения функции?
4. Какие документы формируются в результате выполнения/не выполнения функции?
5. Как и какую дополнительную информацию исполнитель может получить в случае необходимости?
6. Кому передаются сформированные /откорректированные документы?
7. Каковы требования клиента к результатам (в данном случае под клиентом подразумевается потребитель результатов данной операции, а не всего процесса в целом, хотя в частном случае они могут совпадать)?
При описании информационных объектов (документы, файлы, папки, телефонные переговоры) необходимо указывать тип носителя (устройства передачи). Это будет иметь большое значение при анализе и дальнейшей автоматизации процесса.
Составление описания бизнес-процесса «Сертификация» и ряд других аспектов описания, оптимизации др. в работе «Перечень пошаговых действий по работе с процессом».

Часть_4. Работа над ошибками при описании бизнес-процессов в виде потоков работ (Work Flow).
Модели потоков работ (eEPC от ARIS, IDEF3 от Visio, BPWin) предназначены для подробного описания операций (работ), выполняемых последовательно во времени по определенной технологии. Эти модели (нотации), особенно eEPC, активно используются в настоящее время на практике. Даже у опытных системных аналитиков возникает ряд проблем, связанных с применение указанных моделей, которые целесообразно разделить на две группы:
1) отсутствие глубокого понимания сути процесса и процессного подхода и, как следствие, некорректная постановка задачи описания процессов с использованием потоковых диаграмм;
2) неумение эффективно использовать сами модели при описании бизнес-процессов.
Когда в организации бизнес-процесс понимается как плоская статичная графическая схема, дело внедрения процессного подхода (описания, реорганизации и управления процессами) обречено на неудачу. В чем основные причины, как эффективно описывать и регламентировать бизнес-процесс, как отобразить в модели деятельность руководителей?
Мы предлагаем серию обзоров. В первом из них авторы касаются аспекта, связанного с созданием моделей процессов, учитывающих деятельность руководителей. В последующих статьях подробно раскрыт комплексный подход к описанию, регламентации и управлению процессами.
Продолжение следует..
Часть_5. Примеры описания бизнес-процессов из различных отраслей

0 коммент.:

Отправить комментарий